Mùa cuối năm, venue đẹp cuối tuần thường kín trước nhiều tuần, còn danh sách vinh danh thì luôn chốt muộn nhất. Checklist này là thứ đội NEXTFIRE dùng nội bộ khi nhận một đêm gala mới, chia theo mốc thời gian để bạn dễ đối chiếu với tiến độ của công ty mình.

Trước 8 đến 10 tuần: chốt khung chương trình

Ba việc cần xong sớm nhất là ngày tổ chức, địa điểm và khung ngân sách. Chưa cần concept đẹp, chỉ cần biết đêm tiệc phục vụ mục tiêu gì: tri ân khách hàng, vinh danh nhân sự hay cả hai.

  • Chốt ngày và giữ venue bằng đặt cọc sớm
  • Ước lượng số khách theo danh sách mời dự kiến cộng 10%
  • Khung ngân sách tổng, tách riêng tiền sảnh và tiệc

Trước 4 tuần: concept, sân khấu và vinh danh

Đây là lúc concept và kịch bản vinh danh phải chốt. Nếu công ty chưa có đội làm phần này, xem gói tổ chức gala dinner và year end party trọn gói để hình dung một đêm tiệc gồm những hạng mục nào và giá tham khảo ra sao.

Danh sách vinh danh là hạng mục hay trễ nhất

Kịch bản sân khấu có thể sửa trong vài ngày, nhưng danh sách vinh danh sai một cái tên là lỗi nhìn thấy ngay trên màn hình lớn. Hãy chốt danh sách kèm cách đọc tên và chức danh trước ngày chạy ít nhất 10 ngày.

Tuần chạy chương trình: tổng duyệt và dự phòng

Tổng duyệt kỹ thuật trước một ngày, kiểm tra file trình chiếu, thứ tự tiết mục và phương án khi khách đến muộn. Cách một đêm tiệc lớn vận hành thực tế có trong case study đêm gala 420 khách tại Hội An của NEXTFIRE.

Thiếu thời gian chuẩn bị? Mở công cụ tính chi phí sự kiện, nhập số khách và địa điểm để có khung ngân sách trước khi gọi cho bất kỳ đơn vị nào.