Không có một con số cố định cho gala 300 khách vì chỉ riêng venue và thực đơn đã có thể chênh rất lớn. Thay vì hỏi một giá tổng, nên chia ngân sách thành sáu nhóm và khóa từng nhóm theo mức ưu tiên.
Venue và tiệc
Đây thường là phần lớn nhất. Khi nhận báo giá, yêu cầu tách tiền sảnh, suất ăn, đồ uống, phí phục vụ và các điều kiện tối thiểu của venue.
Sân khấu, LED và âm thanh ánh sáng
Chi phí tăng nhanh khi có màn hình cong, sân khấu tạo hình hoặc nhiều hiệu ứng. Nếu mục tiêu chính là vinh danh và giao lưu nội bộ, một sân khấu gọn nhưng thiết kế hình ảnh tốt thường hiệu quả hơn.
Nội dung, nhân sự và media
MC, đạo diễn chương trình, điều hành, quay chụp, video opening và các tiết mục riêng nên được tách thành từng dòng. Cuối cùng giữ một khoản dự phòng cho thay đổi số khách hoặc phát sinh kỹ thuật.
Dùng công cụ tính chi phí để thử nhanh theo số khách, sau đó đọc checklist gala cuối năm trước khi chốt brief.
