Câu hỏi đầu tiên của hầu hết khách hàng là một sự kiện như vậy tốn bao nhiêu. Câu trả lời tử tế phải bắt đầu bằng việc bóc tách ngân sách thành từng nhóm, vì mỗi nhóm biến động theo một kiểu khác nhau.
Nhóm 1: venue và ăn uống, khoản lớn nhất
Thường chiếm 40 đến 55% tổng ngân sách và tính theo đúng giá venue công bố. Đây là nhóm nên tách riêng khi so sánh báo giá giữa các đơn vị, vì gộp chung sẽ không biết ai đang đắt ở đâu.
Nhóm 2 và 3: sân khấu kỹ thuật và nhân sự
LED, âm thanh ánh sáng, MC, điều hành và quay chụp biến động theo gói dịch vụ. Muốn tự thử các kịch bản, mở công cụ tính chi phí sự kiện theo số khách và đổi qua lại giữa các hạng để thấy tổng tiền di chuyển ra sao.
- Chương trình chính: sân khấu, LED, kỹ thuật
- Hạng mục cộng thêm: decor, ban nhạc, quà tặng
- Điều hành và dự phòng: thường quanh 8% phần chương trình
Khoản dự phòng: nhỏ nhưng cứu cả chương trình
Một khoản dự phòng ghi rõ trong báo giá giúp xử lý phát sinh tại chỗ mà không phải gọi điện xin duyệt giữa chương trình. Cách NEXTFIRE cấu trúc các nhóm này trong thực tế nằm ở trang dịch vụ MICE và hội nghị và quy trình tổ chức hội nghị khách hàng.
