chào
Với hội nghị khoảng 300 khách, rủi ro không nằm ở một hạng mục lớn mà thường đến từ hàng chục chi tiết nhỏ chưa có người chốt. Checklist dưới đây gom các đầu việc theo nhóm để ban tổ chức có thể kiểm tra nhanh trước từng mốc.
Venue và luồng khách
Chốt sức chứa theo layout thực tế, không lấy con số tối đa của ballroom. Kiểm tra riêng khu check-in, chỗ đặt standee, lối lên sân khấu, khu teabreak và đường vận chuyển thiết bị.
- Sơ đồ bàn ghế và lối thoát hiểm
- Bốn làn check-in nếu khách đến cùng một khung giờ
- Biển chỉ dẫn từ sảnh khách sạn tới phòng hội nghị
- Khu chờ cho diễn giả và khách VIP
Nội dung và kỹ thuật sân khấu
Toàn bộ slide, video, nhạc hiệu và danh sách người phát biểu nên được đóng phiên bản trước tổng duyệt. Nếu có ký kết hoặc ra mắt sản phẩm, chạy thử đúng trình tự trên sân khấu thật thay vì chỉ duyệt bằng file.
Ba bản dự phòng bắt buộc
Lưu file trình chiếu ở máy chính, máy dự phòng và USB; chuẩn bị mic dự phòng đã gắn pin; có một kỹ thuật viên đứng riêng tại bàn điều khiển trong toàn bộ phần nội dung chính.
24 giờ cuối
Chốt danh sách khách, in bảng tên, xác nhận suất ăn đặc biệt và gửi call sheet cho toàn bộ nhân sự. Xem thêm quy trình hội nghị từ brief đến nghiệm thu hoặc gói MICE và hội nghị để đối chiếu phạm vi triển khai.
