Tối ưu ngân sách không có nghĩa là cắt mọi thứ. Cách tốt hơn là giữ những hạng mục khách nhìn thấy và cảm nhận nhiều nhất, đồng thời bỏ những thứ tốn tiền nhưng ít tạo giá trị.
1. Dùng LED làm visual thay vì decor dày
Một màn hình thiết kế tốt có thể thay nhiều mảng in ấn, đặc biệt với hội nghị và gala trong ballroom.
2. Chọn venue đã có hạ tầng
Sảnh có sẵn rigging, âm thanh cơ bản, bục và màn hình phụ giúp giảm setup.
3. Tránh giờ set-up quá ngắn
Set-up gấp thường kéo theo thêm nhân sự, overtime và thiết bị dự phòng.
4. Tập trung vào một khoảnh khắc “hero”
Thay vì dàn đều ngân sách, hãy đầu tư opening, reveal hoặc vinh danh chính. Khách nhớ khoảnh khắc, không nhớ số lượng backdrop.
5. Tối ưu F&B theo hành vi thật
Teabreak quá nhiều món dễ lãng phí. Với gala, nên chọn menu cân bằng thay vì chạy theo số lượng món.
6. Dùng talent đúng mục tiêu
Không phải sự kiện nào cũng cần ca sĩ nổi tiếng. Một opening act được dàn dựng riêng đôi khi tạo hiệu quả thương hiệu tốt hơn.
7. Chốt scope sớm
Thay đổi thiết kế sau khi đã in, dựng hoặc đặt thiết bị là nguồn phát sinh lớn nhất.
