Hội nghị khách hàng là format ít sai sót được phép nhất: khách mời là đối tác, sân khấu có ký kết và báo chí. Bài này mô tả quy trình NEXTFIRE đang áp dụng, để bạn biết mình sẽ phải duyệt những gì và vào lúc nào.

Bước 1 và 2: brief và concept trong tuần đầu

Buổi brief 30 phút chốt mục tiêu, số khách, thông điệp chính và ngân sách. Trong 2 đến 3 ngày làm việc tiếp theo, concept, layout sảnh và báo giá tách hạng mục được gửi để trình duyệt nội bộ.

Bước 3: sản xuất và chạy thử kỹ thuật

Phần hay bị xem nhẹ nhất là chạy thử: file trình chiếu, mic cho từng người phát biểu, thứ tự ký kết và nhạc nền đều phải thử trên sân khấu thật trước một ngày. Một buổi chạy thật được mô tả trong hội nghị tri ân khách hàng 260 khách tại Hà Nội.

Khâu check-in quyết định ấn tượng đầu tiên

260 khách đến trong 30 phút, check-in chậm là trễ cả chương trình. Mã QR và sơ đồ bàn gửi trước giúp lễ tân xử lý nhanh gấp nhiều lần so với danh sách giấy.

Đang lên kế hoạch cho hội nghị sắp tới? Xem gói MICE và hội nghị khách hàng để đối chiếu hạng mục, hoặc tính khung ngân sách tại trang tính chi phí sự kiện.