Thi công booth triển lãm: timeline duyệt thiết kế, lắp dựng và nghiệm thu không nên bắt đầu bằng bảng báo giá hoặc một bản moodboard. Điểm quan trọng là xác định mục tiêu, quyền quyết định và tiêu chuẩn nghiệm thu từ sớm. Bài dưới đây chuyển nhu cầu thành các bước cụ thể để chủ chương trình và đội thi công cùng dùng một bản kế hoạch.

Lỗi hay gặp nhất không nằm ở bản dựng 3D mà ở thông số thật, duyệt điện và thời gian load-in. Các mốc thời gian và cấu hình được nêu là ví dụ tham khảo: cần điều chỉnh theo địa điểm, giấy tờ, số lượng người và điều kiện kỹ thuật thực tế.

Đọc handbook của ban tổ chức

Kiểm tra chiều cao tối đa, lối tải hàng, số ngày thi công, yêu cầu giấy phép, tải trọng nền, loại vật liệu bị cấm và bảng điện cấp riêng. Đây là đầu vào bắt buộc trước concept 3D.

Khóa thiết kế và bản vẽ kỹ thuật

Bản 3D không thay bản vẽ sản xuất. Cần mặt bằng, mặt đứng, phối cảnh, kết cấu, vị trí ổ cắm, sơ đồ chiếu sáng, đồ nội thất và quy định về biển hiệu.

Lập bảng khối lượng vật tư

Chia thành kết cấu, vách, sàn, in ấn, đèn, màn hình, furniture và vận chuyển. Mỗi hạng mục có người phụ trách, số lượng, ngày hoàn thành và ảnh kiểm chất lượng tại xưởng.

Diễn tập load-in/load-out

Tính giờ xe tới, cổng nhận hàng, thời gian kiểm an ninh, thang hàng, bàn giao điện và hạn cuối hoàn thiện gian. Dành buffer vì khung giờ thi công thường đông nhà thầu.

Nghiệm thu trước mở cửa

Chụp ảnh từng mặt booth, test nguồn điện dưới tải, thử demo, kiểm ổ khóa kho, vệ sinh và ký bàn giao. Khi triển lãm kết thúc, có danh mục tài sản nào thu hồi, tài sản nào tiêu hủy.

Bảng kiểm tra trước khi ký hợp đồng

  • Phạm vi công việc có đầu việc cụ thể, đầu mối phụ trách, thời điểm bàn giao và tiêu chí nghiệm thu.
  • Địa điểm, điện, khung giờ thi công, vận chuyển và các khoản có thể phát sinh đã được xác nhận.
  • Danh sách phiên bản tài liệu: kịch bản, sơ đồ, bộ visual, bảng nhân sự, bộ cue và đường liên lạc khẩn cấp.
  • Ngân sách có dòng dự phòng; mọi thay đổi sau khi chốt phải được duyệt bằng văn bản.

Cách gửi brief để nhận đề xuất chính xác

Gửi ngày dự kiến, địa chỉ hoặc khu vực, quy mô khách, mục tiêu, hạng mục đang có, hạng mục cần nhà thầu thực hiện và ngưỡng ngân sách có thể duyệt. Nếu chưa có đủ số liệu, hãy đánh dấu những mục cần khảo sát thay vì đưa giả định vào hợp đồng. Có thể gửi brief cho NEXTFIRE hoặc thử công cụ ước tính sơ bộ trước khi họp với đội sản xuất.