Checklist âm thanh, ánh sáng, LED trước giờ chạy sự kiện không nên bắt đầu bằng bảng báo giá hoặc một bản moodboard. Điểm quan trọng là xác định mục tiêu, quyền quyết định và tiêu chuẩn nghiệm thu từ sớm. Bài dưới đây chuyển nhu cầu thành các bước cụ thể để chủ chương trình và đội thi công cùng dùng một bản kế hoạch.

Mỗi hệ kỹ thuật cần một checklist riêng và có người ký nghiệm thu trước giờ đón khách. Các mốc thời gian và cấu hình được nêu là ví dụ tham khảo: cần điều chỉnh theo địa điểm, giấy tờ, số lượng người và điều kiện kỹ thuật thực tế.

Kiểm soát âm thanh

Test từng micro, pin, tần số, mixer, playback và âm thanh tới hàng ghế cuối. Ghi lại mức âm lượng được địa điểm cho phép và kênh dự phòng cho MC.

Rà soát LED và media

Kiểm tra tỷ lệ màn hình thực, độ phân giải gửi nội dung, file codec, font, máy phát dự phòng và cue chạy. Thử nội dung đen/trắng/cận màu để phát hiện module lỗi.

Kịch bản ánh sáng

Đánh dấu preset cho mở màn, phát biểu, trao giải, biểu diễn và video. Tất cả thay đổi cue phải đi qua một đầu mối, không để nhiều người nhắn trực tiếp cho kỹ thuật.

Điện và thiết bị an toàn

Dùng bản tải điện, phân phối nguồn rõ, dây cáp có bảo vệ, vị trí bình chữa cháy và không chắn lối thoát. Các hạng mục rigging cần người có năng lực chuyên môn đánh giá.

Tổng duyệt và bàn giao

Sau soundcheck cần chạy thử một vòng các điểm chuyển cảnh, ghi nhận lỗi còn tồn và người chịu trách nhiệm. Chỉ mở cửa khi các lỗi ảnh hưởng an toàn đã xử lý.

Bảng kiểm tra trước khi ký hợp đồng

  • Phạm vi công việc có đầu việc cụ thể, đầu mối phụ trách, thời điểm bàn giao và tiêu chí nghiệm thu.
  • Địa điểm, điện, khung giờ thi công, vận chuyển và các khoản có thể phát sinh đã được xác nhận.
  • Danh sách phiên bản tài liệu: kịch bản, sơ đồ, bộ visual, bảng nhân sự, bộ cue và đường liên lạc khẩn cấp.
  • Ngân sách có dòng dự phòng; mọi thay đổi sau khi chốt phải được duyệt bằng văn bản.

Cách gửi brief để nhận đề xuất chính xác

Gửi ngày dự kiến, địa chỉ hoặc khu vực, quy mô khách, mục tiêu, hạng mục đang có, hạng mục cần nhà thầu thực hiện và ngưỡng ngân sách có thể duyệt. Nếu chưa có đủ số liệu, hãy đánh dấu những mục cần khảo sát thay vì đưa giả định vào hợp đồng. Có thể gửi brief cho NEXTFIRE hoặc thử công cụ ước tính sơ bộ trước khi họp với đội sản xuất.