Tour đoàn doanh nghiệp phức tạp hơn tour lẻ vì mọi dịch vụ phải khớp nhau theo cùng một timeline. Chỉ một khâu trễ — xe, check-in phòng hay suất ăn — có thể kéo theo cả chương trình.

Trước khi đặt dịch vụ

  • Chốt mục tiêu chuyến đi
  • Ước lượng số người và cơ cấu phòng
  • Chọn khung ngày và điểm đến
  • Xác định ngân sách trần
  • Rà sự kiện địa phương có thể làm giá phòng tăng

Xe và di chuyển

  • Danh sách xe và trưởng xe
  • Điểm đón rõ ràng
  • Nước uống trên xe
  • Phương án xe dự phòng
  • Số điện thoại tài xế và điều hành
  • Thời gian buffer cho tắc đường

Khách sạn

  • Rooming list
  • Giờ check-in/check-out
  • Phòng VIP
  • Early check-in nếu đoàn đến sớm
  • Kho hành lý
  • Breakfast box nếu khởi hành sớm

Ăn uống

  • Danh sách ăn chay/dị ứng
  • Sơ đồ bàn nếu đoàn đông
  • Thực đơn từng bữa
  • Nước uống bổ sung
  • Bữa cho tài xế và điều hành

Team building và gala

  • Kịch bản đã duyệt
  • Plan B thời tiết
  • Sân khấu và âm thanh
  • MC và timeline
  • Danh sách vinh danh
  • Quà game/bốc thăm
  • Tổng duyệt

An toàn và hồ sơ

  • Bảo hiểm du lịch
  • Thông tin y tế cơ bản
  • Liên hệ bệnh viện gần nhất
  • Hợp đồng dịch vụ
  • Hóa đơn VAT
  • Biên bản nghiệm thu
Gợi ý thực tế: Một file master timeline và một rooming list chuẩn giúp giảm phần lớn lỗi vận hành. Không nên để từng bộ phận giữ các phiên bản danh sách khác nhau.