Nhân sự chạy sự kiện gồm những ai? Sơ đồ vai trò từ MC đến runner không nên bắt đầu bằng bảng báo giá hoặc một bản moodboard. Điểm quan trọng là xác định mục tiêu, quyền quyết định và tiêu chuẩn nghiệm thu từ sớm. Bài dưới đây chuyển nhu cầu thành các bước cụ thể để chủ chương trình và đội thi công cùng dùng một bản kế hoạch.

Mỗi vị trí có trách nhiệm và chỉ số bàn giao riêng, tránh một người nhận quá nhiều nhiệm vụ. Các mốc thời gian và cấu hình được nêu là ví dụ tham khảo: cần điều chỉnh theo địa điểm, giấy tờ, số lượng người và điều kiện kỹ thuật thực tế.

Producer và project manager

Producer chịu trách nhiệm kế hoạch sản xuất và tổng thể chất lượng; project manager quản timeline, ngân sách, nhà cung cấp và liên lạc với khách hàng. Với show nhỏ có thể một người kiêm vai trò nhưng phải rõ điểm quyết định.

Stage manager và show caller

Stage manager phụ trách luồng sân khấu, đạo cụ, nghệ sĩ, diễn giả; show caller là người gọi cue kỹ thuật theo kịch bản. Không lẫn với MC – người giao tiếp trước khán giả.

FOH, backstage và runner

FOH kiểm soát âm thanh, ánh sáng, video từ bàn điều khiển. Backstage quản khu chờ và chuyển cảnh. Runner di chuyển đạo cụ, hồ sơ hoặc vật tư theo yêu cầu đã phân luồng.

PG/PB, usher và lễ tân

PG/PB phù hợp hoạt động tương tác sản phẩm; usher hướng dẫn chỗ ngồi; lễ tân check-in và xử lý thông tin khách. Cần supervisor khi có nhiều ca hoặc địa điểm.

Cách lập bảng nhân sự

Mỗi dòng gồm vị trí, họ tên, giờ call-time, địa điểm, nhiệm vụ, người báo cáo, công cụ cần mang, người thay thế và mốc nghiệm thu. Đây là tài liệu thiết yếu vào ngày chạy.

Bảng kiểm tra trước khi ký hợp đồng

  • Phạm vi công việc có đầu việc cụ thể, đầu mối phụ trách, thời điểm bàn giao và tiêu chí nghiệm thu.
  • Địa điểm, điện, khung giờ thi công, vận chuyển và các khoản có thể phát sinh đã được xác nhận.
  • Danh sách phiên bản tài liệu: kịch bản, sơ đồ, bộ visual, bảng nhân sự, bộ cue và đường liên lạc khẩn cấp.
  • Ngân sách có dòng dự phòng; mọi thay đổi sau khi chốt phải được duyệt bằng văn bản.

Cách gửi brief để nhận đề xuất chính xác

Gửi ngày dự kiến, địa chỉ hoặc khu vực, quy mô khách, mục tiêu, hạng mục đang có, hạng mục cần nhà thầu thực hiện và ngưỡng ngân sách có thể duyệt. Nếu chưa có đủ số liệu, hãy đánh dấu những mục cần khảo sát thay vì đưa giả định vào hợp đồng. Có thể gửi brief cho NEXTFIRE hoặc thử công cụ ước tính sơ bộ trước khi họp với đội sản xuất.